Klachtenafhandeling
Een klacht heeft betrekking op onze dienstverlening, bijvoorbeeld wanneer een brief te laat beantwoord is of je onjuiste informatie over een bijeenkomst hebt ontvangen.
Hoe werkt het?
Je kan op per e-mail (klachten@una4all.org) een klacht doorgeven.
De ontvangst van de klacht
Je kan via e-mail een klacht indienen. Je klacht wordt vertrouwelijk behandeld en we geven je naam niet door zonder jouw toestemming. Klachten worden door de secretaris van de stichting verzameld in een klachtendossier.
Afhandeling van de klacht
De secretaris noteert de klacht en stuurt binnen drie werkdagen een ontvangstbevestiging. Binnen 14 dagen ontvang je bericht over de afhandeling van je klacht. Het kan zijn dat nader onderzoek nodig is om de klacht goed te kunnen beoordelen. In dat geval informeren we je hierover. Het onderzoek kan inhouden dat we je nog vragen stellen over de klacht of dat vragen gesteld worden aan de persoon of personen op wie de klacht betrekking heeft, aan andere medewerkers van Stichting Una4All en/of aan derden. Je ontvangt na het onderzoek altijd uiterlijk binnen zes weken schriftelijk de bevindingen en het oordeel daarover, alsook eventuele conclusies die daaraan worden verbonden.
Rapportage
Er wordt een geanonimiseerde samenvatting gemaakt van de klacht en de procedure en deze wordt bewaard in het digitale klachtenregister. Eenmaal per jaar worden de binnengekomen klachten geagendeerd tijdens een vergadering van het bestuur.
Wil je geen klacht indienen maar een integriteitsmelding doen? Bekijk dan onze procedure integriteitsmelding hieronder.
Procedure integriteitsmelding
Zie je of vermoed je dat een werknemer, vrijwilliger of stagiair van onze organisatie niet integer handelt, geef dat dan door. Je melding komt terecht bij de vertrouwenspersoon integriteit.
Wat is een integriteitsmelding?
Een integriteitsmelding is iets anders dan een klacht. Integriteitsmeldingen hebben te maken met:
- belangenverstrengeling
- manipulatie van of misbruik van (de toegang tot) informatie
- onverenigbare functies/bindingen/activiteiten
- strafbare feiten binnen werktijd zoals diefstal, verduistering, fraude, corruptie
- strafbare misdragingen buiten werktijd
- verspilling en misbruik van eigendommen
- ongewenst gedrag; agressie, geweld, discriminatie, (seksuele) intimidatie, pesten, stalken etc.
Wil je in plaats van een integriteitsmelding een klacht indienen? Bekijk dan onze klachtenprocedure.
Hoe werkt het?
Integriteitsmeldingen kunnen doorgegeven worden aan onze vertrouwenspersoon integriteit Cindy Beijer. Je kunt haar bereiken:
per e-mail: de-pindies@home.nl
telefonisch: +31 6 28313923
De ontvangst van de melding
Je melding wordt altijd vertrouwelijk behandeld en we geven je naam nooit door zonder jouw toestemming. Je kan zowel telefonisch als schriftelijk een melding kenbaar maken. Integriteitsmeldingen kunnen, in verband met de vertrouwelijke aard, niet via de website ingediend worden. De meldingen komen binnen bij onze vertrouwenspersoon integriteit. De vertrouwenspersoon bevestigt de melding binnen drie werkdagen.
Afhandeling van de melding
De vertrouwenspersoon beoordeelt de melding en overlegt, als dat nodig is, met het Bestuur en de Raad van Advies. Het kan zijn dat nader onderzoek nodig is. Een onderzoek wordt altijd uitgevoerd in opdracht van het bestuur.
Je ontvangt binnen 7 werkdagen bericht over de opvolging en afhandeling van je melding. Afhankelijk van de aard van de melding proberen wij vervolgens binnen vier weken te komen tot een afhandeling van de melding. Als sprake blijkt te zijn van een strafbaar feit, dan wordt aangifte bij de politie gedaan. Als er sprake is van nalatigheid kan een passende straf worden opgelegd.
Rapportage
Er wordt een geanonimiseerde samenvatting gemaakt van het meldingsproces en deze wordt bewaard in het digitale meldingsregister.
Eenmaal per jaar worden de binnengekomen meldingen geagendeerd tijdens een vergadering van het Bestuur. Het aantal en de aard van de meldingen worden dan besproken. Afhankelijk van de aard en ernst, kunnen de binnengekomen meldingen leiden tot aanbevelingen voor de werkprocessen of inhoudelijke koers.